Шартты форматтау
Елестетіп көр: алдыңда 200 жолдық кесте тұр — әр жолда бір оқушының бағасы немесе бір айдың кірісі. Сен сол кестеден «3-тен төмен бағалар қайсы?» немесе «жоспардан асып кеткен кірістер қайсы?» деген сұраққа жауап табу керексің. Әр санды көзбен қарап шығу — баяу әрі қате жібереді оңай. Excel мұндай жағдайға дайын шешім ұсынады: ол өзі шартқа қарап, керекті ұяшықтарды АВТОМАТТЫ түрде боя алады. Бұл сабақта біз дәл осы мүмкіндікті — шартты форматтауды — үйренеміз.
Алдыңғы сабақта біз ұяшықты форматтауды (қаріп, түс, шекара) көрдік — бірақ сол кезде форматты ӨЗІМІЗ, қолмен қойдық. Енді сұрақ қой: егер 200 ұяшықтың ішінен тек белгілі бір шартқа сай келетіндерін ғана бояу керек болса ше? Әр ұяшықты қолмен тексеріп, қолмен бояу керек пе?
Бұл — өте ұзақ әрі жалықтыратын жұмыс болар еді. Excel мұны шешу үшін форматты шартқа «байлап» қою мүмкіндігін ұсынады: сен шартты бір рет көрсетесің, ал қалғанын Excel өзі істейді — қазір де, кейін дерек өзгерген сайын да.
Шартты форматтау — ұяшықтардағы деректерді белгілі бір шарттарға сәйкес автоматты түрде форматтау. Деректерді талдауда мәндерді визуалды түрде (түс, белгіше, диаграмма арқылы) бірден ажыратуға мүмкіндік береді.
Бұл анықтаманы бөлшектеп көрейік: «Белгілі бір шарттарға сәйкес» — сен алдын ала ереже қоясың (мыс. «3-тен кіші болса»). «Автоматты түрде форматтау» — Excel сол ережені әр ұяшыққа өзі тексеріп, сай келгендерін ғана өзгертеді. «Визуалды түрде ажырату» — мақсат сан мәнін өзгерту емес, оны КӨЗГЕ бірден түсетіндей ету.
Неге дәл осылай керек? Себебі адам миы түспен немесе суретпен берілген ақпаратты санмен берілгеннен әлдеқайда жылдам қабылдайды. Қызыл түспен боялған ұяшықты сен оқымай-ақ, бір қарағанда «мынау назар аударатын жер» деп таниды.
Шартты форматтауды бағдаршаммен салыстырып көрсек болады. Бағдаршам нақты бір шартқа («жол бос па, жоқ па») қарап, өзі қызыл, сары немесе жасыл жанады — жүргізуші әр жолды өзі тексеріп жатпайды, бір қарағанда түспен бірден түсінеді. Шартты форматтау да дәл солай: Excel шартты тексеріп, ұяшықты тиісті түспен «жандырады».
Шартты форматтаудың бір ғана түрі жоқ — Excel әртүрлі жағдайға арналған бес түрлі құрал ұсынады. Кезекпен танысайық.
| Түрі | Сипаттамасы |
|---|---|
| Ұяшықтарды ерекшелеу ережесі | Үлкен, Кіші, Аралығында, Тең, Мерзім, Мәтінді анықтау, Қайталанатын мәндер бойынша ерекшелеу |
| Алғашқы/соңғы мәндерді іріктеу | Ең үлкен/кіші N элементті немесе пайызды, орта мәннен жоғары/төмен мәндерді анықтау |
| Гистограммалар | Ұяшық ішінде мән көлеміне сай түсті жолақ көрсету |
| Түсті шкалалар | Мән деңгейіне қарай 2-3 түс арасында градиентпен бояу |
| Белгішелер жиыны | Мәнді басқа мәндермен салыстырып, бағыт/баға көрсеткіш белгішесін қою |
Бұл бес түрді бір-бірлеп түсіндірейік:
Назар аудар: гистограмма мен түсті шкала — екеуі де бүкіл ауқымды бірден «суреттейді», ал ұяшықтарды ерекшелеу ережесі мен алғашқы/соңғы мәндерді іріктеу — нақты ШАРТҚА сай келетін жекелеген ұяшықтарды ғана белгілейді.
Енді осы білімді нақты есепте қолданып көрейік — мұғалім немесе бухгалтер күнделікті кездесетін жағдай.
Бұл тақырып ҰБТ-да көбіне шартты форматтаудың түрлерін дұрыс ажырата білуді тексереді: «нақты шекті мән бойынша» сұрақ келсе — Ұяшықтарды ерекшелеу ережесі; «ең үлкен/кіші N немесе пайыз» сұрақ келсе — Алғашқы/соңғы мәндерді іріктеу; «санның көлеміне сай жолақ» сұрақ келсе — Гистограмма; «градиентпен бояу» сұрақ келсе — Түсті шкала; «көрсеткі немесе бағдаршам белгіше» сұрақ келсе — Белгішелер жиыны.
Сонымен қатар, шартты форматтау ұяшықтың НАҚТЫ мәнін өзгертпейтінін есте сақта — бұл жиі тексерілетін түсінік қателігі.
- Шартты форматтау — деректі шартқа сай автоматты форматтау; мән емес, тек көрініс өзгереді.
- Бес түрі: ұяшықтарды ерекшелеу ережесі, алғашқы/соңғы мәндерді іріктеу, гистограммалар, түсті шкалалар, белгішелер жиыны.
- Ұяшықтарды ерекшелеу ережесі — нақты шекті мән бойынша (Үлкен, Кіші, Аралығында, Тең, Мерзім, Мәтін, Қайталанатын мән).
- Алғашқы/соңғы мәндерді іріктеу — рейтинг бойынша (ең үлкен/кіші N немесе %).
- Қолдану қадамдары: ауқымды таңдау → түрді таңдау → шартты/шекті мәнді енгізу → түсті таңдау.