Электрондық кесте және форматтау
Сенің үй бюджетіңде ондаған шығын бар. Мұғалім 30 оқушының жылдық бағасының орташасын есептеу керек. Дүкен иесі мың тауардың бағасын бір сәтте 10%-ға арзандату керек. Бұл үшеуінде де бір ортақ нәрсе бар: үлкен көлемдегі сандармен жұмыс істеу керек, әрі қолмен санау өте ұзақ әрі қате жібереді. Дәл осы мәселені шешу үшін электрондық кесте ойлап табылды.
Алдыңғы сабақта біз мәтіндік процессордағы кестені көрдік — онда деректер жол-баған торына орналасады, бірақ негізгі жұмыс — мәтінмен. Ал енді сұрақ қой: егер кестедегі сандармен ЕСЕПТЕУ керек болса ше? Мысалы, 30 оқушының бағасының қосындысын, орташасын автоматты түрде табу керек болса?
Қарапайым мәтіндік кесте мұны істей алмайды — әр санды қолмен қосу керек болар еді. Дәл осы жерде ерекше программа қажет: ол кестенің ішінде формула арқылы автоматты есептеу жасай алатын болуы керек.
Кестелік процессор — кесте түрінде берілген деректерді өңдеуді автоматтандыруға арналған қолданбалы программа. Ең танымалы — Microsoft Excel.
Бұл анықтаманы бөлшектеп көрейік. «Деректерді өңдеуді автоматтандыру» — бұл сөздің кілті осында. Кестелік процессор сандарды тек көрсетіп қана қоймайды, олармен есептеу де жасайды — қосады, көбейтеді, орташасын табады, әрі мұны автоматты түрде істейді. «Қолданбалы программа» — яғни бұл компьютердің бір бөлігі емес, бөлек орнатылатын немесе ашылатын программа.
Неге дәл осындай программа қажет болды? Себебі адамдар үлкен көлемдегі сандарды қолмен есептегенде көп уақыт жоғалтады әрі қателеседі. Программа болса, бір формуланы бір рет жазса жеткілікті — қалғанын ол өзі есептейді.
Енді Excel-ді ашқанда не көретінімізді қарастырайық. Сен файлды ашасың — бұл бір үлкен құжат. Бірақ сол құжаттың ішінде төменде бірнеше қойынды (парақша) тұрғанын байқайсың. Бұл неге олай құрылған деп ойлайсың? Себебі көбіне бір тақырыпқа қатысты деректер бірнеше бөлімге бөлінеді — мысалы, бір парақта қаңтар айының бюджеті, екінші парақта ақпан айының бюджеті.
Жұмыс кітабы — Excel-де деректерді сақтау және өңдеу үшін қолданылатын негізгі құжат (.xlsx, .xls кеңейтілімі). Бірнеше жұмыс парағынан тұрады (әдетте 3).
Жұмыс парағы — жолдар мен бағандардан тұратын, олардың қиылысында ұяшықтар орналасқан бет.
Яғни жұмыс кітабы — бұл бүкіл файлдың өзі, ал жұмыс парағы — сол файлдың ішіндегі жеке бір бет. Көп оқушы «Excel файлы» мен «парақ» деген екі ұғымды бір нәрсе деп шатастырады. Шын мәнінде файл (жұмыс кітабы) — үлкен қалта сияқты, ал парақтар — сол қалтаның ішіндегі жеке беттер.
Жұмыс кітабын мектеп дәптерімен салыстырып көрсек болады. Дәптердің мұқабасы — бұл жұмыс кітабының өзі (бір файл). Ал дәптердің ішіндегі әр бет — бұл жеке жұмыс парағы. Бір дәптерде бірнеше бет болатыны сияқты, бір Excel файлында да бірнеше парақ болады.
Алдыңғы сабақта ұяшық — жол мен баған қиылысы екенін білдік. Бірақ Excel-де әр ұяшықтың тағы бір ерекшелігі бар — оның дәл АТЫ, яғни адресі болады. Ойланып көр: егер сен біреуге «сол кестедегі ортаңғы ұяшықты қара» десең, ол адам қай ұяшықты дәл айтып тұрғаныңды түсінбейді. Ал «B2 ұяшығын қара» десең — бірден дәл сол жерге қарайды.
Ұяшық — деректерді сақтаудың негізгі бірлігі. Әр ұяшықтың адресі баған әрпінен (A, B, C...) және жол нөмірінен (1, 2, 3...) тұрады, мысалы B2. Бір жұмыс парағында 16 384 баған (A-дан бастап) және 1 048 576 жол болады.
Баған әрпі — бағандар әріппен белгіленеді: A, B, C... Z, кейін AA, AB деп жалғаса береді. Жол нөмірі — жолдар санмен белгіленеді: 1, 2, 3... Адрес — баған әрпі мен жол нөмірінің тіркесімі. «B2» дегеніміз — B бағаны мен 2-жолдың қиылысы.
Неге дәл осылай істелген? Себебі шахмат тақтасындағыдай координат жүйесі арқылы кез келген ұяшықты бірден, дәл, қателіксіз көрсетуге болады. Excel парақтарының көлемі де таңғаларлық: бір парақта 16 384 баған және 1 048 576 жол болады — бұл шынымен үлкен кеңістік, сондықтан кез келген көлемдегі деректі бір параққа сыйдыруға болады.
Кейде сенің бір ұяшық емес, бірнеше ұяшықпен бірге жұмыс істегің келеді — мысалы, 10 оқушының бағасын бірден таңдап, олардың орташасын табу үшін. Бір-бірден 10 рет адрес жазудың орнына, бұл топты бір атаумен белгілеуге бола ма? Иә, болады.
Ауқым (диапазон, range) — екі немесе одан да көп ұяшықтың жиынтығы. Ауқым адресі жолдар мен бағандар санынан құралады, мысалы 3 жол × 2 баған ауқымы 3R×2C түрінде жазылады.
Яғни ауқым — бұл жеке ұяшықтардың тобы, оны бір атаумен белгілеуге болады. Бұл әсіресе үлкен есептеулерде ыңғайлы — формулаға бір-бірден 10 ұяшықтың адресін жазудың орнына, бір ауқымды көрсету жеткілікті.
Excel-ді ашқанда экранда көп нәрсе бірден көрінеді — жоғарғы жағында командалар, ортасында үлкен тор, төменде тағы бір жолақ. Бұл бөліктердің әрқайсысының өз қызметі бар, шатастырмау үшін кезекпен танысайық.
Осы бес бөліктің ішінде ең көп қолданылатыны — формула жолағы. Сен қандай ұяшықты бассаң да, формула жолағында дәл сол ұяшықтың адресі және ішіндегі мазмұны (сан немесе формула) көрінеді. Күй жолағы болса, көп оқушы назар аудармайтын, бірақ пайдалы бөлік — ол саған программаның қазір қандай күйде тұрғанын («Дайын» — жұмысқа дайын, «Енгізу» — сен дерек теріп жатырсың) көрсетіп отырады.
Деректерді дұрыс орналастырғаннан кейін, оларды әдемі әрі түсінікті етіп көрсету керек. Мысалы, ақша сомасын жай ғана «15000» деп жазудың орнына «15 000 ₸» деп көрсеткің келеді. Дәл осындай мүмкіндіктер ұяшықты форматтау арқылы беріледі.
Назар аудар: алдыңғы сабақта көрген «форматтау — сыртқы түрді өзгерту, мазмұнды емес» деген ереже мұнда да дәл сақталады. «Сан» бөлімі санның ӨЗІН емес, оның қалай КӨРІНЕТІНІН өзгертеді — «15000» санының мәні өзгермейді, тек экранда «15 000 ₸» болып көрінеді.
Алты бөлімнің ішінде «Қорғау» ерекше тұр — ол басқалары сияқты сыртқы көрініске емес, деректің қауіпсіздігіне қатысты: біреудің кездейсоқ маңызды ұяшықты өшіріп немесе өзгертіп қоюын болдырмайды.
Елестетіп көр: саған бір бағанға 1-ден 30-ға дейінгі оқушы нөмірлерін жазу керек. Әр санды қолмен теру ұзақ әрі жалықтырады. Excel мұндай қайталанатын жұмысты жылдамдату үшін бір өте пайдалы құрал ұсынады.
Толтыру маркері — таңдалған ұяшықтың төменгі оң жағында орналасқан кішкентай қара шаршы. Тінтуірмен тартқанда деректер автоматты түрде көшіріледі немесе жалғасады.
Автотолтыру — ұяшықтарды дәстүрлі қолмен енгізу орнына деректермен, сандармен немесе формулалармен жылдам толтыру операциясы. Реттілік — көршілес ұяшықтарға енгізілген белгілі заңдылығы бар деректер тізбегі (мыс. ай аттары, күндер).
Excel жай ғана соңғы санды қайталамайды — ол алдыңғы ұяшықтардағы ЗАҢДЫЛЫҚТЫ табады. Егер бірінші ұяшықта «Қаңтар», екіншісінде «Ақпан» тұрса, Excel мұның ай аттарының реттілігі екенін «түсініп», үшінші ұяшыққа «Наурыз» деп жалғастырады. Дәл осы — реттіліктің мағынасы: бұл кездейсоқ деректер емес, белгілі бір заңдылықпен жүретін тізбек.
Қорытынды идея: автотолтыру кездейсоқ көшірмейді — ол алдыңғы мәндер арасындағы қадамды тауып, сол заңдылықпен жалғастырады.
Бұл тақырып ҰБТ-да көбіне нақты сандар мен терминдерді есте сақтауды тексереді. Автотолтыру есептері көбіне сандық тізбек немесе уақыт түрінде келеді — қадамды дұрыс табу үшін әрқашан екі КӨРШІ мәннің арасындағы айырмашылықты есепте.
- Кестелік процессор (мыс. Excel) деректерді тек көрсетіп қана қоймай, олармен автоматты есептеу де жасайды.
- Жұмыс кітабы (файл) бірнеше жұмыс парағынан тұрады, әр ұяшықтың дәл адресі (мыс. B2) бар, бірнеше ұяшықтың тобы — ауқым.
- Excel терезесі бес бөліктен тұрады: тақырып жолағы, лента, формула жолағы, жұмыс аймағы, күй жолағы.
- Ұяшықты форматтау алты бағытта (сан, туралау, қаріп, шекара, құйып бояу, қорғау) жүреді — деректің сыртқы көрінісін өзгертеді, мәнін емес.
- Толтыру маркері мен автотолтыру алдыңғы мәндер арасындағы қадамды тауып, сол заңдылықпен жалғастырады.