Деректер типтері және формула
Алдыңғы сабақта біз Excel ұяшыққа сан, мәтін немесе формула жаза алатынын білдік. Бірақ ойланып көрдің бе — сен ұяшыққа жай ғана теріп жатырсың, ал Excel сенің не жазғаныңды қалай «таниды»? Дәл осы сабақта деректер типі дегеніміз не, сандарды әртүрлі форматта қалай көрсетуге болады, формула мен амалдар (оператор) қалай жұмыс істейді және формула көшірілгенде сілтеме неге өзгеруі немесе өзгермеуі мүмкін екенін үйренеміз.
Елестетіп көр: сен Excel ұяшығына «10» деп жазасың. Бір ұяшыққа «Алматы» деп жазасың. Үшінші ұяшыққа «=A1+B1» деп жазасың. Үшеуі де сырт көзге жай ғана таңбалар тізбегі сияқты көрінеді.
Бірақ Excel мұны мүлдем басқаша «көреді». Ол «10»-ды санайтын мән деп, «Алматы» сөзін есептеуге жатпайтын мәтін деп, ал «=A1+B1»-ды орындалатын команда деп таниды. Сонда Excel мұның қайсысы не екенін қалай біледі? Жауабы қарапайым: Excel сенің ЕҢ БІРІНШІ терген таңбаңа қарайды.
Деректер типі — программаның кестедегі деректі мазмұнына қарай қабылдау және өңдеу тәсілі. Ұяшық тек үш типтің бірін қабылдайды: мәтін, сан немесе формула. Тип бірінші енгізілген символға қарай автоматты анықталады.
Бұл анықтаманы бөлшектеп көрейік: «ұяшық тек үш типтің бірін қабылдайды» — яғни вариант көп емес, дәл үшеу. «Тип бірінші символға қарай анықталады» — Excel бүкіл жазуыңды күтіп тұрмайды, тек алғашқы таңбаға қарап-ақ шешім қабылдайды.
Мұны почта бөлімшесімен салыстырып көрсек болады. Хатты топтаушы жұмысшы әр хаттың сыртындағы алғашқы белгіге қарап, оны қай қалтаға салу керектігін бірден шешеді — ол хаттың ішін толық оқып отырмайды, тек сыртқы белгіге сенеді. Excel те дәл солай — бірінші таңбаға қарап-ақ шешім қабылдайды.
') бастап жазу керек — сонда Excel оны сан емес, мәтін деп таниды.Енді мәтіндік деректерге жақынырақ үңілейік. Сен ұяшыққа аты-жөнді, мекенжайды немесе тіпті ұзақ түсініктемені жаза аласың — мұның бәрі есептеуге арналмаған, тек ақпарат ретінде сақталады. Бір ұяшыққа 32 767 символға дейін енгізуге болады (≈30 беттік файлға тең). Тағы бір пайдалы белгі бар: мәтін ұяшықтың СОЛ жиегіне, ал сан ОҢ жиегіне қарай тураланады — бұл Excel-дің өзі бізге «бұл — мәтін» немесе «бұл — сан» деп тыныш сигнал беруінің бір тәсілі.
Сан — бір ғана мән, бірақ оны көрсетудің әртүрлі тәсілі бар. Мысалы, «0.25» санын пайыз түрінде («25%»), ақша түрінде немесе бөлшек түрінде де көрсетуге болады.
| Формат | Сипаттамасы |
|---|---|
| Жалпы | Ағымдағы әдепкі формат |
| Сандық | Бүтін немесе нақты сандар, ондық таңба санын реттеуге болады |
| Пайыздық | 0 → 0%, 1 → 100% |
| Бөлшектік | Нақты санды бөлшек түрінде көрсету |
| Ақшалы | Сандарды ақша бірлігінде көрсету (мыс. ₸124 576,00) |
| Күні/уақыт | Санды күн немесе уақыт түрінде көрсету |
Назар аудар: «Пайыздық» форматта 0 саны 0%-ға, ал 1 саны 100%-ға сәйкес келеді. Бұл дегеніміз — Excel ішінде сан өзгермейді, тек экранда «×100» жасап, артына «%» белгісін қояды.
Ал ең қызығы — «Күні/уақыт» форматы. Мұнда сан күнге АЙНАЛМАЙДЫ — ол ылғи да сан күйінде қалады, тек экранда күн ретінде көрсетіледі.
Excel-де күндер бүтін сан түрінде сақталады — 01.01.1900 күнінен бастап өткен күндер саны. Мысалы, 08.02.2020 күні 42473 санына сәйкес келеді. 1900 жылға дейінгі күндер мәтін ретінде қабылданады.
Бұл — көп оқушыны таңғалдыратын факт: экранда «08.02.2020» деп көрініп тұрса да, Excel-дің ІШІНДЕ бұл жай ғана «42473» саны. Неге дәл осылай жасалған? Себебі сан түрінде сақталған күндермен есептеу жасауға болады — мысалы, екі күннің арасында неше күн өткенін табу үшін Excel жай ғана екі санды бір-бірінен азайтады.
Енді Excel-дің ең күшті құралына — формулаға — көшейік. Сен ұяшыққа есептеу жаздырғың келсе, оны қайда және қалай жазасың?
Формула жолы — парақ ұяшықтарындағы мәтін мен формулаларды енгізу және өзгерту үшін қолданылатын панель. Формула әрқашан «=» белгісінен басталады.
«=» белгісі — бұл жай ғана формат емес, ол Excel-ге тура нұсқау: «бұдан кейінгі жазу — есептелетін команда, жай мәтін емес».
Формула ішінде есептеу жасау үшін амалдар (операторлар) қажет. Бұл амалдар тек қосу-азайту ғана емес — салыстыру да, мәтінді біріктіру де, тіпті ұяшықтар тобын белгілеу де операторлар арқылы жасалады.
Осы төрт топтың ішінде ең көп шатасатыны — анықтамалық операторлар. «:» белгісі ауқымды білдіреді (мыс. A1:A15 — A1-ден A15-ке дейінгі барлық ұяшықтар), ал «;» белгісі бір-бірімен байланыссыз бірнеше сілтемені қатар көрсету үшін қолданылады (мыс. A1;C3). Мәтінді біріктіру операторы (&) санмен немесе формуламен жұмыс істемейді, керісінше екі ұяшықтың мәтінін «желімдеп» бір мәтін жасайды.
Формулада бірнеше амал бір мезгілде кездессе ше? Мысалы, =5+2*3 формуласында алдымен 5-ке 2-ні қосу керек пе, әлде алдымен 2-ні 3-ке көбейту керек пе?
Формулада математикадағы стандартты есептеу тәртібі сақталады — алдымен жақша ішіндегі, содан кейін дәрежеге шығару, содан кейін көбейту/бөлу, ең соңында қосу/азайту орындалады.
Яғни Excel мектепте үйренген «амалдар реті» ережесін дәл сақтайды. =5+2*3 формуласында Excel бірден сол жақтан оңға қарай санамайды — ол алдымен 2*3=6-ны есептеп алады да, содан кейін ғана 5+6=11 деп қорытады.
=5+2*3 нәтижесі 21 емес, 11 болады.Енді маңызды жағдайды қарастырайық: сен бір ұяшыққа формула жаздың да, оны көрші ұяшықтарға көшіргің келді. Мысалы, A1 мен B1-дің қосындысын C1-де таптың, енді дәл осындай формуланы C2, C3-ке де қолданғың келеді. Excel мұны қалай түсінеді — ол формуланы дәл солай көшіре ме, әлде ұяшық адрестерін өзгерте ме?
Сілтеме түрлері: салыстырмалы (А1, В2 — формула көшірілгенде өзгереді), абсолютті ($B$2 — көшірілгенде өзгермейді), аралас ($A1 немесе A$1 — бір бөлігі тұрақты). Абсолютті адрестеуді белгілеу үшін F4 пернесі немесе «$» белгісі қолданылады.
Неге дәл осылай керек? Себебі кейде сен бір тұрақты мәнді (мысалы, валюта бағамын) барлық формулада пайдаланғың келеді — ол ешқашан «жылжымауы» керек, сондықтан абсолютті сілтеме қолданылады.
Мұны GPS-пен салыстырып көрсек болады. Салыстырмалы сілтеме — бұл сенің ағымдағы орның: автобуспен қозғалсаң, сенің координатаң да өзгереді. Абсолютті сілтеме болса — қаланың орталық мешіті сияқты тұрақты бағдар: сен қайда жүрсең де, ол әрдайым сол бір орында тұра береді.
Қорытынды идея: формула құрастырғанда нақты санды емес, ұяшық адресін жазамыз — сонда A1 немесе B1 мәні өзгерсе, C1 нәтижесі де автоматты қайта есептеледі.
Алдыңғы сабақта толтыру маркерін көрдік. Автотолтыру 3 жағдайда қолданылады:
Ал егер саған бір бағандағы барлық сандардың қосындысын табу керек болса, әр ұяшықты «+» арқылы қолмен қосудың қажеті жоқ — Excel-де дайын құрал бар.
Автоқосынды (Автосумма) — ерекшеленген ұяшықтар ауқымының қосындысын автоматты есептейтін қызмет,
=СУММА(A1:A10) формуласына сәйкес келеді.
Байқап көрдің бе — формуланың ішінде «:» белгісі бар. Бұл — жоғарыда көрген анықтамалық оператор, ол A1-ден A10-ға дейінгі бүкіл ауқымды білдіреді. Яғни автоқосынды — бұл жеке формула емес, ол сен бұрыннан білетін операторлар мен ауқым ұғымын пайдаланатын дайын қызмет.
Бұл тақырып ҰБТ-да көбіне нақты ережелерді тексереді. Формула есептерінде ең жиі қате — амалдар ретін ұмытып, формуланы сол жақтан оңға қарай кезекпен есептеу. Әрдайым алдымен жақша мен көбейту/бөлуді тап: жақша → ^ → * / → + −.
- Excel ұяшықтың түрін (мәтін, сан, формула) бірінші таңбаға қарап анықтайды.
- Сандарды әртүрлі форматта (пайыздық, ақшалы, күн/уақыт) көрсетуге болады, бірақ ішінде олар әрдайым сан болып қала береді — тіпті күн де 01.01.1900-ден бастап саналатын бүтін сан.
- Формула жолы арқылы «=» белгісінен басталатын формула жазылады, онда арифметикалық, логикалық, мәтінді біріктіру және анықтамалық операторлар қолданылады, есептеу реті математикадағыдай сақталады.
- Формуланы көшіргенде сілтеме түрі (салыстырмалы, абсолютті, аралас) формуланың қалай өзгеретінін анықтайды.
- Автотолтыру мен автоқосынды — осы білімдердің бәрін практикада тездетіп қолдануға арналған дайын құралдар.